Política de privacidad y tratamiento de datos personales Grafitext Cia. Ltda.

1. Información del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Para efectos de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, el responsable del tratamiento de los datos personales es GRAFITEXT CIA. LTDA., titular del RUC No. 1791793986001, empresa dedicada a servicios de imprenta, diseño gráfico, producción publicitaria, material corporativo, editorial, etiquetas, empaques, papelería y soluciones gráficas integrales. Los datos institucionales y canales oficiales del responsable constan en el cuadro inicial de esta Política y deberán mantenerse actualizados para consultas, solicitudes y asuntos relacionados con protección de datos personales.

2. Objeto y alcance

Esta Política tiene por objeto informar de manera clara cómo GRAFITEXT CIA. LTDA. recopila, utiliza, conserva, protege y, cuando corresponda, comunica datos personales en el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, productivas y digitales, de conformidad con la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General, la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y demás normativa aplicable.

La Política aplica a clientes, potenciales clientes, usuarios del sitio web, proveedores, contratistas, colaboradores, postulantes, visitantes y demás titulares cuyos datos sean tratados por la compañía mediante canales físicos, telefónicos, correo electrónico, formularios, plataformas digitales, servicios de mensajería, sistemas administrativos, sistemas de facturación y demás medios institucionales.

3. Categorías de datos personales tratados

GRAFITEXT CIA. LTDA. podrá tratar, de forma proporcional y limitada a las finalidades informadas, las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación y contacto, tales como nombres, apellidos, cédula, RUC, dirección, teléfono, correo electrónico, cargo, empresa a la que pertenece el titular y datos de representantes o contactos autorizados.
• Datos comerciales y administrativos necesarios para cotizaciones, órdenes de trabajo, contratos, solicitudes, facturación, pagos, cobranza, entregas, reclamos y servicio posventa.
• Archivos, artes, diseños, logotipos, fotografías, imágenes, textos, bases de datos, piezas gráficas, documentos o materiales entregados por clientes para procesos de diseño, preprensa, impresión, acabado, producción, empaque o entrega.
• Datos generados por canales digitales, tales como mensajes, formularios, solicitudes, confirmaciones, historial de atención, archivos enviados por correo o mensajería y registros técnicos razonables del sitio web.
• Datos de colaboradores, postulantes, proveedores y visitantes, cuando sean necesarios para procesos laborales, contractuales, seguridad, control de acceso, cumplimiento normativo y gestión institucional.
• Datos sensibles únicamente cuando sean entregados por el titular o por el cliente dentro de materiales de impresión, archivos, piezas gráficas o documentación necesaria para la prestación del servicio, y siempre bajo criterios reforzados de confidencialidad, seguridad y minimización.

4. Finalidades del tratamiento

GRAFITEXT CIA. LTDA. tratará datos personales para finalidades determinadas, explícitas, legítimas y relacionadas con su actividad de imprenta y soluciones gráficas. Entre ellas se encuentran:

• Atender solicitudes de información, cotizaciones, órdenes de compra, requerimientos comerciales y procesos de contratación.
• Diseñar, revisar, modificar, aprobar, producir, imprimir, terminar, empacar, almacenar temporalmente y entregar materiales gráficos, publicitarios, corporativos, editoriales o comerciales solicitados por los clientes.
• Gestionar comunicaciones con clientes, proveedores y usuarios mediante correo electrónico, llamadas, formularios, servicios de mensajería y canales digitales oficiales.
• Administrar facturación, pagos, retenciones, cobranza, contabilidad, obligaciones tributarias, auditorías y registros administrativos.
• Atender reclamos, garantías, solicitudes de cambios, reposiciones, seguimiento de producción, servicio posventa y control de calidad.
• Custodiar temporalmente archivos, artes, matrices, diseños o documentos entregados para producción, conforme a los plazos necesarios para ejecutar el servicio, atender reclamos o cumplir obligaciones legales.
• Gestionar proveedores, contratistas, transportistas, mensajería, logística, servicios tecnológicos, soporte, mantenimiento, seguridad y demás procesos necesarios para la operación.
• Enviar comunicaciones comerciales, promociones o información sobre servicios, únicamente cuando exista una base legítima, autorización del titular o relación previa que lo permita, respetando los mecanismos de oposición o baja.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, laborales, societarias, contables, tributarias, regulatorias y requerimientos de autoridades competentes.

5. Base de legitimación para el tratamiento

El tratamiento de datos personales por parte de GRAFITEXT CIA. LTDA. podrá sustentarse, según corresponda, en el consentimiento del titular, la ejecución de medidas precontractuales o contractuales, el cumplimiento de obligaciones legales, la protección de intereses vitales cuando aplique, el interés legítimo de la compañía o de terceros, y demás bases de legitimación previstas en la normativa ecuatoriana.

Cuando el tratamiento se funde en consentimiento, este podrá ser revocado por el titular en cualquier momento, sin efecto retroactivo, mediante los canales oficiales indicados en esta Política. La revocatoria no afectará tratamientos necesarios para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, de archivo o de defensa de derechos cuando legalmente corresponda.

6. Tratamiento de archivos, artes y materiales entregados por clientes

Por la naturaleza de los servicios de imprenta y producción gráfica, los clientes podrán entregar a GRAFITEXT CIA. LTDA. archivos, bases de datos, textos, imágenes, fotografías, logotipos, documentos, artes finales, matrices, diseños, credenciales, etiquetas, invitaciones, piezas publicitarias u otros materiales que puedan contener datos personales de terceros. Estos materiales serán tratados únicamente para prestar el servicio solicitado, ejecutar la producción, realizar controles de calidad, gestionar cambios, entregas o reclamos y cumplir obligaciones aplicables.

Cuando un cliente entregue datos personales de terceros dentro de archivos o materiales para impresión, declara que cuenta con la autorización, base legal o habilitación correspondiente para remitir dicha información a GRAFITEXT CIA. LTDA. La compañía tratará esos datos bajo instrucciones del cliente, con deber de confidencialidad, seguridad y limitación de uso, sin destinarlos a finalidades propias no autorizadas.

Salvo autorización expresa o necesidad legítima relacionada con el servicio contratado, GRAFITEXT CIA. LTDA. no utilizará artes, logotipos, fotografías, bases de datos, diseños o piezas de clientes para fines comerciales, promocionales, portafolios públicos o difusión en redes sociales.

7. Uso de canales digitales, WhatsApp y comunicaciones electrónicas

GRAFITEXT CIA. LTDA. podrá utilizar canales digitales oficiales, correo electrónico, llamadas, formularios web, plataformas de atención y servicios de mensajería como WhatsApp Business para atención comercial, envío de cotizaciones, aprobación de artes, seguimiento de producción, confirmaciones, coordinación de entregas, soporte y gestión de requerimientos.

Las comunicaciones se limitarán a la información necesaria para la finalidad correspondiente. Los usuarios deberán verificar que interactúan únicamente con canales oficiales de la compañía. GRAFITEXT CIA. LTDA. no solicitará contraseñas, claves bancarias, códigos de verificación u otra información ajena a la relación comercial o administrativa.

8. Sitio web, formularios y cookies

El sitio web oficial de GRAFITEXT CIA. LTDA. podrá utilizar formularios de contacto, solicitud de cotizaciones, carga de archivos, canales de atención y herramientas técnicas necesarias para su funcionamiento, seguridad, medición o mejora. Cuando se utilicen cookies, píxeles, etiquetas de seguimiento u otras tecnologías similares, la compañía informará su finalidad y gestionará el consentimiento cuando legalmente corresponda.

9. Encargados, proveedores tecnológicos y terceros autorizados

Para cumplir las finalidades indicadas, GRAFITEXT CIA. LTDA. podrá permitir el acceso o tratamiento de datos personales a encargados, proveedores tecnológicos, servicios de hosting, correo electrónico, software administrativo, facturación, contabilidad, soporte técnico, mensajería, transporte, logística, archivo, seguridad, mantenimiento, proveedores de impresión complementaria, acabados, empaques, servicios legales, contables o tributarios y otros terceros necesarios para la operación.

Los encargados del tratamiento deberán tratar los datos únicamente conforme a instrucciones de GRAFITEXT CIA. LTDA. o del cliente, según corresponda, con deber de confidencialidad, seguridad, devolución, bloqueo o eliminación de datos cuando aplique y sin destinarlos a finalidades propias no autorizadas.

10. Comunicación de información y transferencias

GRAFITEXT CIA. LTDA. no vende ni comercializa datos personales. Los datos podrán ser comunicados únicamente cuando exista consentimiento, obligación legal, requerimiento de autoridad competente, necesidad contractual, prestación del servicio solicitado, facturación, cobranza, logística, soporte tecnológico, auditoría, defensa de derechos o cualquier otra base legítima aplicable.

Cuando se utilicen servicios tecnológicos o proveedores ubicados fuera del Ecuador, la compañía procurará que el tratamiento se realice bajo garantías adecuadas, estándares razonables de protección, medidas de seguridad y cláusulas contractuales que resguarden los derechos de los titulares conforme a la normativa ecuatoriana.

11. Conservación de la información

GRAFITEXT CIA. LTDA. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, ejecutar los servicios contratados, atender garantías o reclamos, cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, societarias, de archivo o de defensa de derechos.

Los archivos, artes, matrices, bases de datos, diseños o materiales entregados por clientes podrán conservarse durante el tiempo necesario para producción, aprobación, entrega, soporte, reposición, reclamos o continuidad del servicio, salvo instrucción de eliminación, devolución o conservación distinta acordada por escrito y siempre que no exista obligación legal de mantenerlos.

Cuando ya no exista una finalidad legítima o una obligación de conservación, la compañía aplicará procedimientos razonables de eliminación, devolución, bloqueo, anonimización o archivo seguro, según corresponda a la naturaleza de los datos y a la normativa aplicable.

12. Seguridad de la información

GRAFITEXT CIA. LTDA. adoptará medidas técnicas, organizativas, administrativas, físicas y jurídicas razonables y proporcionales para proteger los datos personales, archivos y materiales de clientes frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación indebida, destrucción accidental o ilícita y demás riesgos asociados al tratamiento.

• Control de acceso a archivos físicos y digitales conforme a perfiles, funciones y necesidad operativa.
• Deberes de confidencialidad para colaboradores, proveedores, encargados y terceros que accedan a datos o materiales de clientes.
• Medidas razonables de respaldo, trazabilidad, seguridad de sistemas, control de versiones, archivo y gestión de aprobaciones de artes.
• Medidas de seguridad física para áreas de producción, almacenamiento, entrega, archivo y atención al cliente.
• Gestión de incidentes de seguridad y comunicación a autoridades o titulares cuando legalmente corresponda.

13. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales podrán ejercer, en los términos previstos por la normativa aplicable, sus derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, suspensión del tratamiento, portabilidad, revocatoria del consentimiento, a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas cuando corresponda, y a ser informados sobre el tratamiento de sus datos personales.

Las solicitudes deberán presentarse por los canales oficiales de GRAFITEXT CIA. LTDA. indicados en esta Política, adjuntando la información necesaria para verificar la identidad del solicitante y, cuando corresponda, la representación legal del titular. La compañía atenderá las solicitudes dentro de los plazos y condiciones previstos en la normativa aplicable.

14. Datos de niñas, niños, adolescentes y terceros incluidos en materiales de impresión

Cuando los archivos o materiales entregados por clientes incluyan datos o imágenes de niñas, niños, adolescentes u otros terceros, el cliente será responsable de contar con la autorización, base legal o habilitación correspondiente para su entrega y uso dentro de la pieza gráfica solicitada. GRAFITEXT CIA. LTDA. tratará esta información únicamente para ejecutar el servicio contratado, aplicando medidas reforzadas de confidencialidad, minimización y acceso restringido.

15. Videovigilancia y seguridad física

GRAFITEXT CIA. LTDA. podrá utilizar sistemas de videovigilancia en áreas permitidas de sus instalaciones con fines de seguridad de clientes, visitantes, colaboradores, bienes, maquinaria, infraestructura, control de accesos, prevención de incidentes y cumplimiento de obligaciones institucionales.

16. Actualización de la Política

GRAFITEXT CIA. LTDA. podrá actualizar esta Política cuando existan cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos, institucionales o de prestación de servicios. La versión vigente estará disponible de forma pública en el sitio web oficial de la compañía o en los canales que esta determine para conocimiento de los titulares.

Fecha de entrada en vigencia: 01 junio 2026